Waarom kiezen voor een goede vergaderlocatie in Utrecht?

Midden mei, een doordeweekse dag om 11.00 uur, een seminariezaal in een hotel. Wanneer de aanwezigen tijdens de vergadering in de richting van de spreker kijken, zien zij achter hem een glazen façade. Daarachter blijven kinderen in zwembroekjes heen en weer rennen. Voor iedereen duidelijk zichtbaar en hoorbaar. Ze hebben er echt plezier in. In tegenstelling tot de mensen in de vergaderruimte. Het concept van het hotel om zowel een hotel geschikt voor gezinnen met kinderen als een hotel voor seminars en vergaderingen te zijn, kent enkele zwakke punten. Dit is er één van. Dit is absoluut geen fictieve omschrijving. Zulke concepten bestaan. Als er geen behoorlijke ruimtelijke en organisatorische scheiding is, zal dit echter niet naar wens werken. Afgezien van dergelijke voor de hand liggende no-go’s zijn er echter vele – zelfs kleine – details die bepalen hoe geschikt een locatie is voor vergaderingen en seminars.

In eigen huis of beter toch extern vergaderen?

Vergaderingen en seminars die in het eigen bedrijf plaatsvinden, lopen het risico dat sommige deelnemers of aanwezigen nog steeds denken dat zij op hun werkplek zijn. In fysiek opzicht is dit natuurlijk ook soms daadwerkelijk zo. Als je datgene wat de trainer/spreker voorlegt niet zo spannend vindt, is het verleidelijk om even je e-mails te checken. Al doende realiseer je je dat je vergeten bent uit te loggen voor de dag. Je bent immers aanwezig op kantoor of binnen het bedrijf.

Er bestaat niet veel twijfel over dat voor een seminar of vergadering die een hele dag of langer duurt, een externe locatie de betere keuze is. De ruimtelijke afstand verandert het perspectief, vergemakkelijkt de concentratie en bevordert zo het leren. Dit geldt nog meer voor een examen of iets dergelijks. Want het is heel moeilijk om binnen de eigen muren de visie en het gevoel voor nieuwe dingen te vinden.

Waarom worden sommige vergaderingen of seminars dan toch intern gehouden?

Omdat het goedkoper is. Als de resultaten er echter onder lijden, is er zeker op de verkeerde plaats bespaard. Dit wordt duidelijk wanneer je de kosten voor een externe locatie vergelijkt met de andere totale kosten (trainer/spreker, voorbereiding, personeelsuren, enz.). Of en in hoeverre de resultaten eronder lijden, hangt onder meer af van de inhoud van de vergadering en de deelnemersstructuur. Maar er zijn ook goede redenen voor een seminar binnenshuis: als bijvoorbeeld de aanwezigheid van verschillende mensen uit verschillende afdelingen slechts voor korte tijd tegelijk vereist is. Of als de infrastructuur van het bedrijf nodig is.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *